Manejar una variedad de proyectos de SEO internos puede ser todo un desafío para los equipos, ya que se ven inmersos en tareas que van desde el análisis de la competencia y el mantenimiento técnico hasta el lanzamiento de nuevos productos y migraciones de sitios web.
En medio de este flujo constante de trabajo, la ausencia de una gestión de proyectos eficaz puede llevar rápidamente a la sensación de abruma. Este artículo se sumerge en los elementos esenciales de una gestión de proyectos exitosa para equipos internos de SEO, ofreciendo orientación sobre cómo sortear la avalancha de proyectos. La meta es respaldar objetivos comerciales más amplios y enfocarse estratégicamente en mejorar el rendimiento de la búsqueda orgánica.
¿De dónde surgieron todos estos proyectos?
Imagínese esto: un panel de proyecto de SEO para una empresa multifacética. A primera vista, se puede apostar que el equipo interno sufre una doble personalidad.
En el panel, verá tareas relacionadas con SEO, como análisis de la competencia, investigación de temas y mantenimiento técnico. Pero mezclados con ellos hay proyectos para desmantelar el producto X, lanzar el producto Y y migrar secciones de un sitio web a otro: un verdadero tablero de Frankenstein.
Pero esta locura tiene un método: cada cambio en un sitio web puede mejorar o deshacer su rendimiento orgánico. Existe una diferencia significativa entre eliminar peso muerto y redirecciones y gestión de enlaces inteligentes.
La pregunta principal es: ¿cómo pueden los equipos internos de SEO transformar este complejo panel en uno más estratégico?
1. Completa los espacios en blanco sobre el ‘qué’
Los expertos en SEO a veces son vistos como introvertidos, escondidos detrás de grandes tablas de Excel, herramientas extrañas y murmurando palabras incomprensibles sobre su «dios Google».
En realidad, los SEO internos son uno de los equipos más comunicativos. Deben descubrir y comprender los planes de otros equipos, incluidas sus implicaciones prácticas, alcance y cronograma.
Reuniones regulares
No espere invitaciones: sea proactivo.
Programe reuniones periódicas con otros equipos según su ritmo de planificación. Utilice estas sesiones para compartir sus proyectos, escuchar activamente y hacer preguntas.
Comprender los planes de otros departamentos es esencial para determinar el alcance de su trabajo de SEO de manera efectiva.
Notas de la reunión
Documentar estas reuniones es esencial para evitar que se pase por alto cualquier detalle.
Después de cada reunión, registre rápidamente todos los elementos de acción en una herramienta de gestión de proyectos.
Esto le permite hacer un seguimiento con otras personas mientras la discusión está fresca en sus mentes.
Alcance del trabajo
Comprender el alcance del trabajo es esencial tanto para proyectos externos como para iniciativas de SEO.
Cree listas de verificación claras y listas con subtareas donde sean necesarias. El alcance claro también mejorará sus estimaciones de tiempo y mejorará su comprensión de cuán factibles son estos proyectos en un período de tiempo determinado.
Tener una buena comprensión del «qué» y de todos los proyectos planificados es un buen comienzo para la gestión de proyectos, pero para que funcione, es necesario saber también el «por qué».
Profundice: cómo construir una cultura orientada al SEO en organizaciones empresariales
2. Desafía el propósito
Cada proyecto en su panel debe tener un propósito claro. Si no puede explicarle el “por qué” detrás de una tarea a un niño de 5 años, debe volver a la mesa de dibujo.
Esta claridad ayuda a priorizar los proyectos de manera efectiva, asegurando que los esfuerzos de su equipo se alineen con objetivos comerciales más amplios.
No tenga miedo de ser la franqueza radical en la sala, pero respalde su comportamiento con datos y un enfoque claro.
Una de las formas es utilizar la táctica de objetivos SMART y pedirle a la persona que ha solicitado el proyecto que complete las partes:
Específico: articule claramente lo que se debe lograr una vez más.
Medible: señale cómo se medirá el éxito: cuáles son los KPI principales.
Alcanzable: Evalúe si el proyecto es realista considerando recursos limitados como tiempo y personas.
Relevante: Vuelva a verificar si el proyecto es importante ahora o para la estrategia a corto y largo plazo de la empresa y qué tan crítico es.
Con límite de tiempo: comparta cuál es la fecha de vencimiento deseada y si esta fecha de vencimiento se fija debido a diferentes circunstancias.
También puedes utilizar el método de los “5 porqués” e intentar desvelar la causa raíz. La gente suele sugerir proyectos para solucionar el problema obvio en lugar de eliminar la causa raíz.
Un ejemplo de SEO del mundo real sería registrar un proyecto para limpiar redireccionamientos 301. Con un buen mantenimiento técnico, los redireccionamientos 301 deben limpiarse inmediatamente después de colocar un redireccionamiento en su CMS.
Entonces, la causa principal no es que haya muchas redirecciones 301. Es el hecho de que las personas no siguen el proceso y redirigen las URL sin reemplazar los enlaces internos.
Profundice más: gerente de producto SEO versus gerente SEO: ¿Cuál es la diferencia?
3. Encuentra la prioridad adecuada
Una de las cosas más importantes para todo equipo interno es tener una matriz de priorización clara. No necesitas una lista infinita de reglas para cada cuadrante, pero para las críticas y muy importantes, esto es imprescindible.
La razón es que con una cartera interminable de proyectos, debes saber cómo explicar a otros equipos por qué crees que su proyecto no es crítico y por qué seguirá esperando tiempos mejores en tu trabajo pendiente.
Para ubicar cada proyecto en el cuadrante correcto, puede comenzar con las siguientes preguntas:
¿Tendrá el proyecto un impacto global (es decir, para todas las regiones o todos los sitios web)? Por ejemplo, ¿la empresa lanza algo válido para todos los mercados o algo bueno para uno?
¿Los otros equipos dependen de sus resultados? Por ejemplo, ¿están esperando una investigación detallada del tema para poder planificar el calendario de contenido local para los próximos seis meses?
¿Existen limitaciones de tiempo que no están bajo el control de su empresa? Por ejemplo, ¿un director de proyecto de otro equipo ha prometido que la fecha de vencimiento de un proyecto será la fecha X, en lugar de que su empresa finalice su contrato con un sistema de terceros y la empresa necesite migrar desde allí hasta la fecha X?
¿Cuál es el ROI esperado del proyecto? ¿Y se espera que el retorno de la inversión sea a corto o largo plazo? ¿Es realmente mensurable?
¿Otros equipos han retrasado el proyecto? ¿O se espera con entusiasmo desde hace mucho tiempo porque su objetivo es cambiar la situación actual?
¿El equipo de SEO depende de los resultados de otros equipos? ¿Están en camino o con retraso?
¿Quién es el principal interesado del proyecto? ¿Esto proviene directamente del director ejecutivo o de un gerente de nivel C? Éste es complicado. Desde una perspectiva, estas personas suelen tener más información sobre el panorama general que usted. Pero en otros, también pueden pasar por alto algún contexto conocido por los gerentes de nivel medio.
Responder estas preguntas le ayudará a comprender la importancia de cada proyecto y su nivel de urgencia, ya que no todos los proyectos críticos son urgentes.
Para proyectos de SEO puro, puede utilizar un enfoque de matriz de doble priorización y definir prioridades tanto comerciales como de SEO.
Por ejemplo, corregir el error 404 puede ser fundamental desde una perspectiva de SEO, pero ¿es realmente fundamental desde una perspectiva empresarial? Eso depende.
Si se trata de un enlace incorrecto a la página de un producto procedente de la navegación, lo es.
Pero si hablamos de 20 enlaces del blog puede que sea con prioridad de negocio media o baja.
El nivel de prioridad de SEO te ayudará a planificar mejor los recursos de tiempo limitado que tienes para proyectos de SEO puro. ¿Pero cómo puedes mantener toda esta locura organizada?
Profundice: cómo utilizar la educación SEO para la gestión de partes interesadas
Hay muchas herramientas para la gestión de proyectos: Asana, Trello, Monday, Jira, Google Sheets, Excel, por nombrar algunas.
No importa cuál elijas. Todos tienen sus pros y sus contras. Lo que realmente importa son estas cinco cosas.
¿Qué herramientas están utilizando los otros equipos?
Haga una lista de las herramientas que utilizan los equipos con los que trabaja habitualmente: Fkend, gestión de proyectos web, etc. Elija la herramienta que más se utiliza. Será más fácil para grandes proyectos entre equipos si todos trabajan en la misma plataforma.
Esto puede proporcionar una mejor visibilidad a las partes interesadas y una mejor visión general de todo el proyecto y su progreso. Además, si otros equipos ya están utilizando esta herramienta, también le resultará familiar al resto de la empresa.
¿Puedes registrar toda la información necesaria?
Soy un gran admirador de las herramientas en las que puedes usar campos personalizados en proyectos.
Por ejemplo, actualmente trabajo con Jira y he configurado algunos campos personalizados, incluido el idioma, el área de SEO (por ejemplo, ¿es una mejora en la página o una investigación de tema?) y prioridad de SEO.
Al hacerlo, puedo generar informes rápidamente.
¿Puedes crear tareas repetitivas?
Gran parte del trabajo realizado por los equipos de SEO es repetitivo. Debe consultar el sitio web para detectar nuevos problemas, proporcionar a la empresa un informe mensual, etc. Estas tareas repetitivas pueden fácilmente tomar más de la mitad de su tiempo, por lo que debe planificar el resto de los proyectos en consecuencia.
Pero es molesto si necesitas registrarlos cada semana y cada mes. Idealmente, la herramienta que utiliza para la gestión de proyectos debería hacer esto por usted, por lo que todo lo que necesita hacer es configurarlas una vez. He utilizado esta funcionalidad tanto en Jira como en Asana, lo que me ahorra hasta una hora cada semana.
¿Puedes crear diferentes informes?
La herramienta elegida debería brindarle la flexibilidad de dividir y desmenuzar la información relacionada con sus proyectos. Si tiene una lista de 20 proyectos, es difícil calcular el tiempo estimado para todos.
Por eso he creado un panel sencillo con un gráfico que muestra el total de horas estimadas para cada persona del equipo. Al mirarlo a él y a su calendario, podemos detectar rápidamente si es realista completar todo dentro de la semana o si necesitamos pasar algo a la siguiente.
Otro caso de uso son nuestras reuniones quincenales con los departamentos de productos: podemos extraer fácilmente solo los proyectos que respaldan los objetivos comerciales de este producto.
¿Pueden sus colegas presentar un proyecto por usted?
Su herramienta de gestión de proyectos debería permitir que personas de otros departamentos envíen proyectos para el equipo de SEO.
Un simple formulario de Google o Survey Monkey también puede ser suficiente. Pero es más fácil si estos se ingresan directamente en su trabajo pendiente.
Simplemente no complique demasiado esto y no obligue a las personas a enviar un formulario para cosas que le toman menos de 30 minutos de su tiempo.
En mi trabajo actual, tenemos canales de Slack dedicados para cada región. Los usamos para actualizaciones de ambos equipos y preguntas/respuestas. Si la pregunta es más complicada, informamos a las partes interesadas que la registraremos como un proyecto.
Gracias a la automatización de Jira y Slack, crear un proyecto desde el chat de un canal es cuestión de pulsar un botón. Publica directamente el enlace a la tarea en el canal para que todos puedan acceder a ella. Asana funciona de la misma manera. La funcionalidad también está disponible para clientes de correo electrónico (al menos para Gmail).
Si la herramienta elegida cubre todo lo anterior, hágalo. Dedique suficiente tiempo a la configuración inicial, lo que le permitirá ahorrar tiempo más adelante.
La última pieza que falta para un proceso completo de gestión de proyectos es identificar a todas las partes interesadas de sus proyectos.
5. Identificar las partes interesadas
Debido a los diversos proyectos en los que trabajan los equipos internos de SEO, deben tratar con muchos tipos diferentes de partes interesadas, desde colegas de los departamentos de desarrollo hasta el vicepresidente de marketing.
Esto hace que las cosas sean aún más desafiantes, ya que diferentes personas están interesadas en diferentes aspectos del proyecto y la información relacionada. Es fácil comunicar mal sus proyectos si no adapta sus mensajes a la audiencia adecuada.
Supongamos que está trabajando en un proyecto para lanzar una versión en un nuevo idioma del sitio web. Puede discutir con los equipos de desarrollo a qué sitio web debe dirigir la etiqueta hreflang x-default, pero debe preguntar a las partes interesadas de su negocio qué sitio web consideran el principal para el negocio.
Ambas preguntas conducirán a la misma respuesta desde una perspectiva SEO, pero si se las haces a las personas equivocadas, esto dará lugar a al menos una reunión más de una hora.
Identificar a las partes interesadas es crucial porque es posible que la persona que presenta el proyecto no siempre sea quien toma la decisión final. Esto es especialmente útil si tiene un par de proyectos con alcance e impacto similares y necesita que alguien tome la decisión difícil.
Siempre digo que el organigrama de tu empresa es uno de tus activos más valiosos para asegurarte de que la gestión de tu proyecto funcionará.
Profundice más: Gestión de partes interesadas de SEO: cuando su ‘no’ no es suficiente
6. Adopte la agilidad
Puede que este no funcione para todos los equipos, pero lo recomiendo encarecidamente. Las metodologías ágiles permiten a los equipos ser más flexibles y eficientes en un entorno dinámico.
He intentado planificar para un mes, un trimestre, una semana, etc. Según mi experiencia, lo que funciona mejor es una hoja de ruta anual de alto nivel más sprints semanales detallados. Planificar durante una semana le brinda flexibilidad mientras la hoja de ruta lo mantiene encaminado hacia sus objetivos de North Star.
Las hojas de ruta de alto nivel también son buenas herramientas de visibilidad para el nivel C. Asegúrese de que estas hojas de ruta sean comprensibles para las personas que no son especialistas en SEO. Utilice herramientas como Miro o Notion y nombre sus proyectos según el «por qué» los está haciendo. Asegúrese de traducir estos porqués al lenguaje empresarial.
Para equipos con miembros más jóvenes, también es importante tener reuniones diarias o al menos un tiempo específico para preguntas y revisión de tareas. Esto garantiza que las tareas desafiantes no se pasen por alto ni se retrasen durante largos períodos, lo que resultará en resultados deficientes.
Los colegas de apoyo no deberían esperar hasta que finalice el sprint; Dado que el próximo sprint comenzará inmediatamente, habrá poco tiempo para nuevos proyectos.
No planifiques el 100% de tus horas. Por ejemplo, si tiene 8 horas de reuniones, no planifique proyectos para las 32 horas completas que quedan en su semana laboral. Planifique una reserva de al menos 4-5 horas.
Las solicitudes ad hoc, las preguntas de chat y la lectura de su bandeja de entrada toman tiempo. Tener un tiempo de reserva le brinda el lujo de realizar estimaciones que no son 100% precisas o de cambios en el alcance.
Si usted es el líder del equipo de SEO, comunique a su equipo que tener sprints semanales no significa que su objetivo sea únicamente completar tareas.
Si algo requiere más tiempo, está bien prolongarlo por un par de sprints. El objetivo principal es que produzcamos un trabajo significativo.
El arte y la ciencia de la gestión de proyectos SEO
La gestión de proyectos para equipos internos de SEO es tanto un arte como una ciencia. No se trata de tachar tareas de una lista sino de guiar la presencia online de tu empresa con visión y estrategia.
Recuerda apoyar a todos los equipos y sus objetivos mientras continúas jugando al juego del gato y el ratón con Google. Sólo si sigue principios sólidos de gestión de proyectos podrá asegurarse de no ahogarse en la interminable pila de proyectos e incluso podrá conseguir algunas victorias.